Charte informatique et règlement Intérieur – Respect des droits et libertés fondamentales

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ELG01
Elsa GALAUP

Un projet de charte informatique et de règlement intérieur est soumis pour avis au comité d’entreprise. Certaines dispositions de ces projets (identification des fichiers et mails personnels, contrôle d’alcoolémie, etc.) pourraient constituer une atteinte aux droits et libertés fondamentales des salariés. Ces dispositions sont-elles licites ? A quelles conditions ?

  

I/ Sur la Charte informatique

Au préalable, il convient de rappeler que la société est soumise à des obligations vis-à-vis de la CNIL. Elle doit déclarer ce dispositif. Le comité peut demander à la direction quels sont les dispositifs qu’elle a déclarés la CNIL. Les dispositions suivantes ont retenu l’attention des membres du comité :

 

A/ Accès aux fichiers présents sur les ordinateurs des salariés

 S’agissant des fichiers créés par le salarié sur l’ordinateur, il est rappelé que :

  • les dossiers et fichiers créés par un salarié grâce à l’outil informatique mis à sa disposition par son employeur pour l’exécution de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel de sorte que l’employeur peut y avoir accès hors sa présence (Cass. soc., 18 oct. 2006, no 04-48.025, Bull. civ. V, no 308);
  • cette analyse vaut également pour les connexions Internet effectuées pendant le temps de travail, grâce à l’outil informatique mis à disposition par l’employeur (Cass. soc., 9 juill. 2008, no 06-45.800, Bull. civ. V, no 150);
  • d’une manière plus générale, les documents détenus par le salarié dans le bureau de l’entreprise mis à sa disposition sont, sauf lorsqu’il les identifie comme étant personnels, présumés avoir un caractère professionnel, en sorte que l’employeur peut y avoir accès hors sa présence (Cass. soc., 18 oct. 2006, no 04-47.400, Bull. civ. V, no 308). Ce qui vaut pour le réel vaut pour le virtuel…
  • à titre de tolérance, le salarié a néanmoins la possibilité d’utiliser, de manière raisonnable, son outil informatique à des fins personnelles. Cependant, s’il souhaite préserver la confidentialité des fichiers créés dans ce cadre, il devra les identifier comme « personnels ».

Reste à déterminer les critères permettant d’identifier si un fichier a un caractère personnel. A cet égard, la Cour de cassation a refusé de qualifier de personnel :

  • un répertoire nommé « JM », du nom des initiales du prénom du salarié (Cass. soc., 21 oct. 2009, no 07-43.877, Bull. civ. V, no 226) ;
  • des  fichiers intitulés « essais divers » (Cass. soc., 15 déc.2009, no 07-44.264, Bull. civ. V, no 284).

En l’espèce, la société impose l’apposition de la mention « PERSONNEL » sur les fichiers personnels pour les identifier. Cette règle, fréquemment employée dans les entreprises, a le mérite de la clarté et la simplicité. Ce faisant, l’employeur ne pourra accéder à ces fichiers identifiés comme étant personnels qu’avec l’accord du salarié, sauf risque ou événement particulier (Cass. soc., 17 mai 2005, no 03-40.017 ; Cass. soc., 18 oct. 2006, no 04-48.025, Bull. civ. V, no 308). Les dispositions de la charte sur ce point semblent conformes à la jurisprudence en vigueur.

 

B/ Contrôles de la messagerie électronique des salariés

La problématique abordée précédemment s’agissant de l’accès aux fichiers personnels du salarié est plus complexe s’agissant d’e-mails personnels. Celle-ci se double en effet, dans ce cas, de la nécessité de prendre en compte le principe de secret des correspondances (Cass. soc., 2 oct. 2001, no 99-42.942, arrêt Nikon, Bull. civ. V, no 291 ; Cass. soc., 12 oct. 2004, no 02-40.392) : « L’employeur ne peut, sans violation du secret des correspondances, prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail, et ceci même au cas où l’employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l’ordinateur ».

Pour mémoire, l’atteinte au secret des correspondances est un délit, prévu et réprimé à l’article 226-15 du Code pénal : « Le fait, commis de mauvaise foi, de supprimer, de retarder ou de détourner des correspondances arrivées ou non à destination et adressées à des tiers, ou d’en prendre frauduleusement connaissance, est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 EUR d’amende. Est puni des mêmes peines le fait, commis de mauvaise foi, d’intercepter, de détourner, d’utiliser ou de divulguer des correspondances émises, transmises ou reçues par la voie des télécommunications ou de procéder à l’installation d’appareils conçus pour réaliser de telles interceptions ».

La jurisprudence a cependant admis la possibilité d’utiliser l’article 145 du Code de procédure civile afin de solliciter une mesure d’instruction auprès du président du Tribunal de grande instance. Cette faculté reste toutefois subordonnée au respect des conditions de l’article 145, à savoir l’existence d’un motif légitime d’établir, avant tout procès, la preuve des faits dont pourrait dépendre la solution d’un litige (Cass. soc., 23 mai 2007, no 05-17.818, Bull. civ. V, no 84 ; Cass. soc., 10 juin 2008, no 06-19.229, Bull. civ. V, no 129). Cette jurisprudence valide par exemple la possibilité de demander la copie d’un disque dur en présence d’un huissier.

La jurisprudence a été assouplie en 2009 en faveur de l’employeur : « Sauf risque ou événement particulier, l’employeur ne peut ouvrir les messages identifiés par le salarié comme personnels contenus sur le disque dur de l’ordinateur mis à sa disposition qu’en présence de ce dernier ou celui-ci dûment appelé (Cass. soc. 17 juin 2009 n° 08-40.274) « .

Sur ce point, les dispositions de la charte semblent conformes à la jurisprudence en vigueur. Il devrait néanmoins être ajouté qu’en cas de refus du salarié, l’employeur peut tout de même procéder à une fouille de ces correspondances s’il obtient une ordonnance en ce sens du juge des requêtes sur le fondement de l’article 145 du Code civil.

Compte tenu de la protection des mails personnels et la liberté d’accès aux mails professionnels, l’employeur a tout intérêt à savoir distinguer les uns des autres. Ainsi, un mail envoyé ou reçu depuis l’ordinateur du salarié est professionnel, sauf si celui-ci l’a identifié comme étant « personnel ». L’employeur peut inscrire la règle retenue pour différencier les mails dans la charte informatique.

En l’espèce, la société impose l’apposition de la mention « PERSONNEL » dans l’ « objet » des messages pour les identifier comme tels. Cette règle, fréquemment employée dans les entreprises, a le mérite de la clarté et la simplicité.

 

C/ Les sanctions envisagées par la Charte en cas de non respect de ses dispositions

Outre les sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur, la Charte prévoit la possibilité pour l’employeur de restreindre, voire de fermer, sans préavis, l’usage aux ressources d’information du salarié dans les circonstances suivantes :

  • lorsque des circonstances l’exigeront (évènement menaçant l’intégrité et la sécurité des systèmes d’informations) ;
  • lorsque la responsabilité ou les intérêts de la société seront en jeu ;
  • à la demande du Responsable Sécurité.

Si les circonstances tenant à la sécurité du système ou à l’engagement de la responsabilité civile ou pénale de l’entreprise sont parfaitement légitimes pour justifier une telle mesure, les autres circonstances sont plus discutables. En effet, on peut s’interroger sur le fait de savoir si le retrait unilatéral de l’accès du salarié aux systèmes d’information, en dehors de toute circonstance exceptionnelle, ne s’analyserait pas en une sanction disciplinaire.

L’article L. 1331-1 du Code du travail prévoit que :

« Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré par l’employeur comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération ».

Or, le retrait de l’usage des systèmes d’information pourrait affecter la rémunération (prime variable par exemple) ou la fonction (puisque l’usage de ces outils permet de réaliser les missions contractuelles) du salarié. Dès lors, l’employeur commettrait une faute en retirant, sans préavis et donc sans entretien préalable ni sanction disciplinaire, le bénéfice de l’usage des systèmes d’informations

 

II/ Sur le règlement intérieur

Pour mémoire, et à toutes fins utiles, il est rappelé que la procédure d’adoption du règlement intérieur implique :

  • que, préalablement à sa mise en œuvre, la Direction soumette ce texte à l’avis du Comité d’entreprise, ou à défaut des délégués du personnel, ainsi que, pour les matières relevant de l’hygiène et de la sécurité des travailleurs, à l’avis du CHSCT (art. L. 1321-4, alinéa 1er du Code du travail) ;
  • la transmission du document à l’inspecteur du travail (art. R. 1321-4 du Code du travail), lequel pourra, à tout moment, exercer un contrôle de légalité et demander le retrait ou la modification d’une disposition;
  • l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité au greffe du Conseil de prud’hommes (art. L. 1321-4, alinéa 2 et R. 1321-3 du Code du travail).

En l’espèce, certaines des clauses du projet de règlement intérieur appellent les observations suivantes.

 

A/ Ethylotest

« II-2-2 Boissons alcoolisées

Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l’entreprise en état d’ébriété. Il est également interdit d’introduire ou de consommer des boissons alcoolisées dans l’entreprise sauf circonstances exceptionnelles et avec accord de la direction.

Le cas échéant, il pourra être demandé au salarié de se soumettre à un éthylotest si son état présente un danger pour sa propre sécurité et celle de ses collègues. Le salarié pourra toutefois demander à être assisté d’un tiers et à bénéficier d’une contre expertise. La direction pourra être amenée à prendre les mesures conservatoires nécessaires. »

Compte tenu des risques d’atteinte aux libertés individuelles pouvant en résulter, la jurisprudence limite les situations dans lesquelles l’employeur peut recourir à l’éthylotest et impose le respect d’une procédure tendant à garantir les droits du salarié.

 

1/ le dépistage du taux d’alcoolémie au moyen d’un éthylotest ne peut être imposé au salarié que s’il est prévu par le règlement intérieur et qu’il se justifie par des conditions de travail particulières 

Une clause du règlement intérieur prévoyant le recours à l’éthylotest en toute circonstance est illégal. Toutefois, le recours à l’éthylotest peut être prévu lorsqu’il s’agit de vérifier le taux d’alcoolémie d’un salarié qui manipule des produits dangereux, ou est occupé à une machine dangereuse ou conduit des véhicules automobiles, et notamment transporte des personnes (Circ. DRT 83 du 15 mars 1983 n° 1242 : BOMT n° 83-16).

Les dispositions d’un règlement intérieur prévoyant que la direction se réserve le droit de soumettre certains salariés à l’épreuve de l’alcootest ne peuvent être justifiées, eu égard à l’atteinte qu’elles portent aux droits de la personne, qu’en ce qui concerne les salariés occupés à l’exécution de certains travaux ou à la conduite de certaines machines (CE 1er février 1980 n° 6361, 2e s.-s., Sté Peintures Corona ; CE 8 juillet 1988 n° 71484, 1e et 4e s.-s., Sté Comptoir Lyon Alemand Louyot).

La Cour de cassation reconnaît pour sa part la licéité des dispositions d’un règlement intérieur prévoyant le recours à un contrôle d’alcoolémie lorsque l’état d’ébriété est, de par la nature des fonctions du salarié, susceptible de créer un danger et sous réserve, en outre, que le salarié ait la possibilité de contester ce contrôle.

Les dispositions d’un règlement intérieur permettant d’établir sur le lieu de travail l’état d’ébriété d’un salarié en recourant à un contrôle de son alcoolémie sont licites, dès lors, d’une part, que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation, d’autre part, qu’eu égard à la nature du contrat de travail confié à ce salarié, un tel état d’ébriété est de nature à exposer les personnes ou les biens à un danger (cass. soc. 22 mai 2002 n°99-45.878 : cas où le règlement intérieur prévoyait le recours à l’éthylotest pour les salariés conducteurs d’engins ou de véhicules automobiles transportant des personnes. Il répondait donc aux exigences de la jurisprudence administrative en la matière. La Cour de cassation considère, au visa de l’article L.1321-3 du Code du travail, que la restriction aux libertés individuelles, issue de cette clause du règlement intérieur, était justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché).

2/ le contrôle doit en outre être organisé dans des conditions garantissant les droits du salarié (présence d’un tiers souhaitable, possibilité d’une contre expertise, etc.)

En l’espèce, la clause ne répond pas parfaitement aux exigences de la jurisprudence administrative. Il devrait être précisé dans le règlement intérieur que le recours à l’éthylotest est limité aux salariés exerçant dans des conditions particulières de travail (manipulation de produits dangereux, conduite d’engin dangereux, transport de personnes…).

 

C/ Fouilles

« Article III-2: Accès à l’entreprise – Entrées et sorties

Tout collaborateur doit se conformer aux dispositions mises en œuvre par la Direction pour contrôler l’accès aux immeubles et bureaux.

Le personnel ayant accès à l’entreprise pour l’accomplissement de son travail ne peut, sauf dérogation évoquée au préambule du présent chapitre :

– y entrer ou y demeurer pour d’autres fins, sauf autorisations exceptionnelles de la Direction,

– y introduire, faire introduire ou faciliter l’introduction (sauf motif de service) ni de personnes étrangères à l’entreprise ni de marchandises destinées à être vendues au personnel,

– causer de désordre dans les locaux.

En cas de disparition d’objets, des vérifications pourront être effectuées à l’entrée et à la sortie du personnel en présence d’un tiers. En pareil cas, les collaborateurs seront informés qu’ils peuvent refuser cette vérification, les services de police judiciaire compétents pouvant alors être alertés. Cette vérification sera effectuée dans des conditions préservant la dignité et l’intimité de la personne. »

Eu égard aux restrictions qu’elle apporte aux droits des personnes et aux libertés individuelles, la vérification par la direction de l’entreprise des objets éventuellement emportés par les salariés ne peut être légalement prévue par le règlement intérieur que si celui-ci précise :

  • d’une part, qu’il ne sera procédé à une telle vérification qu’en cas de nécessité, notamment à la suite de disparitions de matériel ou s’il existe des risques particuliers de vol dans l’entreprise,
  • d’autre part que le salarié sera averti de son droit de s’opposer à un tel contrôle et d’exiger la présence d’un témoin,
  • enfin que ce contrôle sera effectué dans des conditions préservant la dignité et l’intimité de la personne (CE 11 juillet 1990 n° 86022, RJS 10/90 n° 769 ; CE 26 novembre 1990 n° 96565, Sté nouvelle Vinycuir :  RJS 2/91 n° 179).

En l’espèce, il importe que le règlement intérieur soit précis. Aussi, aux fins de conformité avec les exigences jurisprudentielles, il devrait être ajouté dans la clause la précision suivante : « En pareil cas, les collaborateurs seront informés préalablement au contrôle qu’ils peuvent exiger la présence d’un témoin et qu’ils peuvent refuser cette vérification, les services de police judiciaire compétents pouvant alors être alertés. »

 

D/ Téléphone portable au volant

« III-3-3 Usage des biens, des matériels et des locaux

Toutes communications téléphonique ou radiophonique sont formellement interdites pour le conducteur dans un véhicule en circulation. Si de telles communications doivent se faire, cela doit être dans un véhicule stationné. »

L’article R.412-6 du code de la route dispose :

« I.-Tout véhicule en mouvement ou tout ensemble de véhicules en mouvement doit avoir un conducteur. Celui-ci doit, à tout moment, adopter un comportement prudent et respectueux envers les autres usagers des voies ouvertes à la circulation. Il doit notamment faire preuve d’une prudence accrue à l’égard des usagers les plus vulnérables.

II.-Tout conducteur doit se tenir constamment en état et en position d’exécuter commodément et sans délai toutes les manœuvres qui lui incombent. Ses possibilités de mouvement et son champ de vision ne doivent pas être réduits par le nombre ou la position des passagers, par les objets transportés ou par l’apposition d’objets non transparents sur les vitres.

III.-Le fait, pour tout conducteur, de contrevenir aux dispositions du II ci-dessus est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la deuxième classe.

IV.-En cas d’infraction aux dispositions du II ci-dessus, l’immobilisation du véhicule peut être prescrite dans les conditions prévues aux articles L.325-1 à L. 325-3 ».

L’article R.412-6-1 du code de la route dispose :

« L’usage d’un téléphone tenu en main par le conducteur d’un véhicule en circulation est interdit.

Le fait, pour tout conducteur, de contrevenir aux dispositions du présent article est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la deuxième classe.

Cette contravention donne lieu de plein droit à la réduction de deux points du permis de conduire. »

Il en résulte que l’usage d’un téléphone tenu en main est interdit pendant la conduite (article R.412-6-1). La sanction est une amende de 35EUR et un retrait de 2 points au permis de conduire. Concernant le kit mains libres, son usage n’est pas interdit expressément par le Code de la route. Néanmoins, un conducteur qui n’est pas en mesure d’effectuer « commodément et sans délai les manœuvres qui lui incombent » alors qu’il utilise son kit mains libres pendant la conduite peut se voir verbaliser sur le fondement de l’article R.412-6 (amende de 35EUR mais pas de retrait de points) (jurisprudence de 2003).

Ainsi, l’employeur est fondé dans le règlement intérieur à interdire toutes communications téléphoniques dans un véhicule en circulation, conformément à la législation en vigueur. A cet égard, il est parfaitement inexact et contraire aux règles applicables, de prétendre que la clause serait « obsolète » du fait de l’usage du kit main libre.

 

E/ Le retrait des documents et matériel

« Les documents et le matériel de toute nature mis à disposition du collaborateur pour exercer son activité professionnelle doivent être restitués en cas de suspension ou de cessation du contrat de travail, ou à tout moment à la demande de la direction.»

On peut s’interroger sur le fait de savoir si le retrait unilatéral des documents et matériel nécessaires au salarié pour réaliser sa prestation de travail, en dehors de toute circonstance exceptionnelle, ne s’analyserait pas en une sanction disciplinaire. En effet, l’article L. 1331-1 du Code du travail prévoit que :

« Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré par l’employeur comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération ».

Or, le retrait des documents et matériel professionnels pourrait affecter la rémunération (prime variable, par exemple) ou la fonction (puisque l’utilisation de ces documents et matériel permet de réaliser les missions contractuelles du salarié). Dès lors, l’employeur commettrait une faute en retirant, sans préavis et donc sans entretien préalable ni sanction disciplinaire, le bénéfice de ces documents et matériel. Il conviendrait de faire retirer du règlement intérieur la mention « à tout moment à la demande de la direction », à défaut de sa modification limitant le retrait à des circonstances exceptionnelles précisément décrites.

 

F/ « Avertissement verbal »

Le projet de règlement intérieur prévoit au chapitre des sanctions éventuelles du 1er degré, l’avertissement verbal.

L’article L.1331-1 du Code du travail dispose :

« Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré par l’employeur comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. »

Il en résulte que les observations verbales sont expressément exclues de la notion de sanction par la loi. Dès lors, un avertissement, pour constituer une sanction disciplinaire au sens de la loi, ne peut être qu’écrit. L’employeur n’est donc pas fondé à qualifier de sanction disciplinaire, au sens de la loi, un « avertissement verbal », qui ne constitue qu’une observation orale. Cette mention doit être retirée.